盘点和评估现有标签

最佳实践企业标签部署的第一步是查找并清点所有标签文件。团队或个人应该对网络内容进行分类，要求当前和以前的标签用户搜索其硬盘驱动器，浏览公司内部网以及在Outlook或其他电子邮件客户端中搜索附件。标签的数量及其位置的多样性并不会让您感到惊讶。

收集完所有标签后，您应该评估它们包含哪些数据，标签的大小以及是否需要特殊的标签介质。通过为相似标签创建一个文档或模板，然后应用业务规则和流程控制来定义打印在每个标签上的数据，寻找可以减少的冗余。

组关联标签格式

您还可以通过将不同但相关的格式合并到一个标签文件或模板中来简化标签管理并提高数据准确性。

考虑以下常见情况：您需要为产品创建托盘，箱子，物品和运输标签。如果将这些不同的标签存储在一个标签文件中，则可以轻松地将所有数据字段绑定到同一数据源。数据源更改时，所有标签都会更改。而且，当需要打印时，系统仅需要调用一个文件，而不是四个不同的标签文件，并且有条件的打印规则可以确保每个标签的打印数量正确。

集中标签管理

精简而高效的标签过程要求对标签访问，编辑和打印进行集中管理。当您将标签存储在一个可以在整个企业范围内访问的地方（一种“单一标签来源”策略）时，您可以对中央数据源进行更改，并自动将它们自动级联到整个组织中。

集中控制还可以通过定义用户角色并仅允许指定的用户“签出”和“签入”标签，更改设计，编辑数据或打印标签来实现完整的审核跟踪。这也降低了未经授权更改标签的风险。此外，通过包含版本管理系统，您可以将任何未经授权或错误的更改回滚到先前的正确版本。

集中式系统消除了重复和共享标签时出现的标签格式激增，并有助于确保始终使用正确的标签和正确的数据。

从事专业服务

在对所有现有标签进行分类并确定可以消除，合并或分组的标签之后，现在是利用专业服务来帮助您构建新标签的好时机。企业了解他们的业务需求，但是大多数企业缺乏使用最佳实践来构建标签格式和模板的必要技能。聘请专家来设计和部署新标签可以节省时间和资源。